• 

  Reducción de costes y tareas de administración

• 

  Optimización de espacio en su oficina y en sus archivos

• 

  Ahorro de tiempos de búsqueda

• 

  Con todas las garantías legales

El control de costes y la optimización de espacios es una máxima para cualquier empresa. En muchas compañías se está imponiendo el “papel cero” o la “oficina sin papel”. Pero en el departamento de administración, es muy complicado reducir su presencia. Una forma para evitar que el papel siga “dando vueltas” por los despachos, es utilizar la digitalización certificada.

La Digitalización Certificada es un proceso de homologación, mediante el cual el documento digitalizado pasa a tener la misma validez legal que el documento físico, ante cualquier organismo oficial.

Gracias a la Digitalización Certificada, cualquier empresa puede convertir las facturas de sus proveedores a formato electrónico con la misma validez legal que el papel. De esta manera, se puede optimizar espacio, costes y colaborar activamente con el cuidado del medioambiente.

El proceso de Digitalización Certificada es muy simple, pero debe realizarse a través de una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria. A través de esta herramienta, se puede garantizar la perdurabilidad y validez de todos los documentos tramitados.

El archivo digital, al no poder ser manipulado posteriormente, sustituye a efectos legales a la factura física; los archivos de papel se sustituyen con archivos digitales.

• La imagen digitalizada debe de ser un reflejo del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura.
• El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención del operador del sistema.
• El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la agencia tributaria a la que corresponda (nº de registro, fecha y número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA).
• El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares aceptados por la Agencia Tributaria a la que corresponda.
• flujos de trabajo y aprobaciones inteligentes
• La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en el fichero.