Puede guiarse por estos indicios:

• Dedica mucho tiempo a encontrar un documento que está guardado, o no consigue encontrarlo.
• En su despacho, suele tener una montaña de papeles.
• En los archivos, hay muchos papeles apilados, o hay tantos que ya no sabe dónde meterlos.

Las que lo van a instalar en breve o las que ya lo han instalado.

Aun en los casos de empresas que manejan un número reducido de documentos e información, un programa de Gestión Documental puede resultarles muy útil, ya que sigue obteniendo los mismos beneficios que una gran empresa, y a la larga dicha inversión siempre les resulta rentable.

En el disco duro tendrá miles de documentos dispersos, con un programa de Gestión Documental tiene una “base de datos”. Eso supone una mejora considerable:

• En la seguridad de sus archivos.
• En la rapidez a la hora de encontrarlos.
• En la posibilidad de realizar copias de seguridad de manera más sencilla en el registro de operaciones…
• Con la Gestión Documental usted dispone de la herramienta más eficaz para organizar y localizar, de manera fácil y rápida cualquier documento o archivo.

• ¿Cuánto tiempo pierde buscando documentos?
• ¿Tiene que repetirlos porque no los encuentra?
• ¿Dispone de una copia de seguridad fiable de todos sus documentos?
• ¿Necesita destinar un espacio concreto para archivar todos sus documentos?
• ¿Maneja a diario facturas, pedidos, albaranes, nóminas…?
• ¿Pierde el tiempo archivándolos usted mismo?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa, no lo dude, un sistema de Gestión Documental será rentable para su empresa, maneje el volumen de clientes que maneje.

Para muchas empresas, las mejoras han sido palpables a las pocas semanas de haber trabajado con Gestión Documental.

Sí, se pueden almacenar los documentos sin perder su formato original.

Con la Gestión Documental podrá almacenar y archivar cualquier tipo de formato:

• Word
• Excel
• PDF…

No, dicho programa suele ser fácil de manejar y muy intuitivo. Cualquier usuario podrá aprender a trabajar con Gestión Documental en pocos días. No tendrá que contratar profesionales.

Además nos ocupamos de la formación de los usuarios, que ponemos a su disposición, una vez adquirido el programa.

Son fáciles de administrar y garantizan que la información esté protegida de manera predeterminada.

• Los permisos integrados de usuarios y de grupos ofrecen a los usuarios autorizados niveles detallados de acceso, incluso a nivel de documento.
• El inicio de sesión único con los protocolos de autenticación NT o LDAP simplifica la administración de las políticas de seguridad.
• Los permisos se deben conceder de forma explícita ya que están definidos de forma predeterminada como “sin acceso”; reduciendo así el riesgo de otorgar de manera involuntaria acceso a la información equivocada a determinados usuarios

Los datos en uso y en los dispositivos de los usuarios. Un potente cifrado garantiza la seguridad de los datos importantes en los casos siguientes:

• Datos almacenados: El cifrado en los servidores de bases de datos y archivos protege la información confidencial aunque se produzcan violaciones en el servidor no autorizadas o maliciosas.
• Datos en movimiento: El protocolo Transport Layer Security (TLS) protege los datos cuando se accede a ellos a través de Internet, y también los protege cuando se transfieren entre servidores.
• Datos en uso: Los datos de los dispositivos móviles, tabletas y portátiles se cifran para garantizar que la información no se vea comprometida si una persona no autorizada intenta acceder al disco duro directamente.

Como método de protección de la información confidencial, aunque los usuarios tengan permiso para acceder a documentos específicos, con frecuencia dichos documentos contienen metadatos o información que el usuario no debería poder ver. OnBase facilita el control mediante las herramientas siguientes:

• Enmascarado: El enmascarado configurable de los campos de datos impide que los usuarios no autorizados vean la información que no necesitan almacenada en palabras clave de OnBase.
• Información Oculta: Determinada información de los documentos de OnBase se puede ocultar automáticamente conforme a reglas empresariales o manualmente por los usuarios. Cuando se oculta información confidencial, OnBase crea documentos ocultos de forma permanente y los almacena como documentos independientes. Los usuarios a los que se les otorga acceso solo a los documentos ocultos nunca verán la información eliminada de forma permanente.

Capturar correos electrónicos y documentos adjuntos y cargarlos en OnBase conforme los reciben. Estos contenidos se asocian automáticamente a las transacciones correspondientes, activando inmediatamente los procesos empresariales apropiados. Acceder a los documentos de OnBase y permitir finalizar las tareas de aprobación directamente desde sus aplicaciones de correo electrónico, reduce a un mínimo los costes de capacitación y maximiza la productividad.

Si su empresa utiliza Microsoft Outlook, Lotus Notes o Novell Groupwise, OnBase se integrará perfectamente a su aplicación de correo electrónico, lo que facilita el aprendizaje de uso, ofrece contenidos conectados y permite tomar decisiones mejor fundadas.

Capacidad de facilitar acceso externo ofrece ventajas inmediatas a casi cualquier organización, ya que permite:

• Rellenar formularios electrónicos en línea, eliminando el gasto y el tiempo asociados a la impresión y el envío postal de formularios en papel.
• Acceso seguro del cliente a los documentos en línea, lo que ofrece mayor autonomía a sus clientes.
• Actualizaciones de estado automáticas enviadas por correo electrónico a sus clientes con respecto a su actividad en OnBase, lo que reduce las preguntas de los clientes y aumenta su nivel de satisfacción.

Estas capacidades pueden utilizarse en cualquier sistema OnBase que use el servidor de Internet y el servicio de distribución de OnBase.

El acceso a la información a través de dispositivos móviles le ofrece la seguridad de que sus actividades de empresa continúan realizándose de forma eficiente, independientemente del lugar en que se encuentren usted o sus empleados.

El acceso a clientes móviles de OnBase admite actualmente la tableta iPad y los teléfonos inteligentes iPhone, Android y Blackberry.

Sus empleados pasan la mayor parte del día trabajando con las aplicaciones de empresa que utilizan para realizar sus funciones, tales como ERP, RH o sistemas financieros. A menudo, estos mismos usuarios necesitarán acceder a OnBase para:

• Obtener a un documento que fundamente una decisión.
• Encontrar el estado más reciente de un proceso de empresa a fin de actualizar el sistema en el que trabajan.
• Actualizar la información en OnBase basándose en la actividad realizada en su aplicación.

OnBase ofrece gran variedad de interfaces de software para adaptarse a los requisitos de sus usuarios y su entorno.

Todos estos clientes le permiten realizar búsquedas avanzadas para encontrar la información que necesita, e incluyen una amplia gama de herramientas para utilizar, editar y gestionar sus datos.

OnBase puede ayudarle si tiene empleados desplazados que deben utilizar un acceso a Internet inconsistente y poco fiable. Si sus empleados desplazados necesitan un método eficiente para capturar documentos y formularios de trabajo creados cuando están de viaje, OnBase se asegura de que trabajen siempre con versiones actualizadas y precisas de los documentos.

OnBase ofrece una solución portátil para acceder a los documentos que necesita cuando trabaje en ubicaciones lejanas. Puede acceder a las versiones más actuales de los documentos y formularios sin acceso a Internet, actualizarlos y después sincronizar el contenido en OnBase cuando vuelva a tener conexión.

Ésta es nuestra interfaz de Internet, compatible con múltiples navegadores, que ofrece acceso a empleados lejanos, socios en extranet y clientes públicos, y admite tanto http como https. El Web Client de OnBase es muy fácil de desarrollar, permite personalizar vistas de sus contenidos en el portal y ofrece acceso a documentos y formularios electrónicos a cualquier persona que los necesite, incluso sin clave de acceso para OnBase.

Aplicación basada en ventanas, con una amplia gama de funciones y optimizada para una eficiencia y una velocidad máximas cuando se utilizan y procesan grandes volúmenes de documentos en la misma red de alta velocidad que usa la infraestructura de OnBase.

A fin de evitar que sus empleados tengan que cambiar constantemente entre aplicaciones para realizar su trabajo, puede ofrecerles acceso directo a OnBase desde la aplicación en la que trabajan.

De este modo se reducen a un mínimo los requisitos de capacitación, ya que sus usuarios acceden a los contenidos de OnBase directamente desde las pantallas que utilizan habitualmente.