En Avanzir queremos que nuestros servicios y objetivos queden muy claros y por eso, en esta sección encontrará las dudas más habituales que los clientes se plantean sobre algunos nuestros servicios y productos.
Si tiene cualquier duda y en estos apartados no encuentra respuesta, estaremos encantados de resolverla a través de cualquiera de nuestras formas de contacto.
Puede guiarse por estos indicios:
Si alguna de estas situaciones se produce en su empresa con frecuencia, no lo dude, necesita un programa de Gestión Documental.
En primer lugar:
Las que lo van a instalar en breve o las que ya lo han instalado.
Aun en los casos de empresas que manejan un número reducido de documentos e información, un programa de Gestión Documental puede resultarles muy útil, ya que sigue obteniendo los mismos beneficios que una gran empresa, y a la larga dicha inversión siempre les resulta rentable.
En el disco duro tendrá miles de documentos dispersos, con un programa de Gestión Documental tiene una “base de datos”. Eso supone una mejora considerable:
¿Cuánto tiempo pierde buscando documentos?
¿Tiene que repetirlos porque no los encuentra?
¿Dispone de una copia de seguridad fiable de todos sus documentos?
¿Necesita destinar un espacio concreto para archivar todos sus documentos?
¿Maneja a diario facturas, pedidos, albaranes, nóminas…?
¿Pierde el tiempo archivándolos usted mismo?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa, no lo dude, un sistema de Gestión Documental será rentable para su empresa, maneje el volumen de clientes que maneje.
Para muchas empresas, las mejoras han sido palpables a las pocas semanas de haber trabajado con Gestión Documental.
Sí, se pueden almacenar los documentos sin perder su formato original.
Con la Gestión Documental podrá almacenar y archivar cualquier tipo de formato:
Sí, disponen de un control de acceso muy detallado; claves de acceso de usuario, registro de cada modificación de un documento…
Si por algo se caracteriza la Gestión Documental, es en que permite una seguridad total de sus documentos.
No, dicho programa suele ser fácil de manejar y muy intuitivo. Cualquier usuario podrá aprender a trabajar con Gestión Documental en pocos días. No tendrá que contratar profesionales.
Además nos ocupamos de la formación de los usuarios, que ponemos a su disposición, una vez adquirido el programa.
Son fáciles de administrar y garantizan que la información esté protegida de manera predeterminada.
Los datos en uso y en los dispositivos de los usuarios. Un potente cifrado garantiza la seguridad de los datos importantes en los casos siguientes:
Como método de protección de la información confidencial, aunque los usuarios tengan permiso para acceder a documentos específicos, con frecuencia dichos documentos contienen metadatos o información que el usuario no debería poder ver. OnBase facilita el control mediante las herramientas siguientes:
Capturar correos electrónicos y documentos adjuntos y cargarlos en OnBase conforme los reciben. Estos contenidos se asocian automáticamente a las transacciones correspondientes, activando inmediatamente los procesos empresariales apropiados. Acceder a los documentos de OnBase y permitir finalizar las tareas de aprobación directamente desde sus aplicaciones de correo electrónico, reduce a un mínimo los costes de capacitación y maximiza la productividad. Si su empresa utiliza Microsoft Outlook, Lotus Notes o Novell Groupwise, OnBase se integrará perfectamente a su aplicación de correo electrónico, lo que facilita el aprendizaje de uso, ofrece contenidos conectados y permite tomar decisiones mejor fundadas.
Capacidad de facilitar acceso externo ofrece ventajas inmediatas a casi cualquier organización, ya que permite:
Estas capacidades pueden utilizarse en cualquier sistema OnBase que use el servidor de Internet y el servicio de distribución de OnBase.
El acceso a la información a través de dispositivos móviles le ofrece la seguridad de que sus actividades de empresa continúan realizándose de forma eficiente, independientemente del lugar en que se encuentren usted o sus empleados.
El acceso a clientes móviles de OnBase admite actualmente la tableta iPad y los teléfonos inteligentes iPhone, Android y Blackberry.
Sus empleados pasan la mayor parte del día trabajando con las aplicaciones de empresa que utilizan para realizar sus funciones, tales como ERP, RH o sistemas financieros. A menudo, estos mismos usuarios necesitarán acceder a OnBase para:
● Obtener a un documento que fundamente una decisión.
● Encontrar el estado más reciente de un proceso de empresa a fin de actualizar el sistema en el que trabajan.
● Actualizar la información en OnBase basándose en la actividad realizada en su aplicación.
OnBase ofrece gran variedad de interfaces de software para adaptarse a los requisitos de sus usuarios y su entorno.
Todos estos clientes le permiten realizar búsquedas avanzadas para encontrar la información que necesita, e incluyen una amplia gama de herramientas para utilizar, editar y gestionar sus datos.
Con barras de herramientas y pestañas intuitivas en formato de franja, permite a los usuarios acceder fácilmente a sus funciones, así como encontrar y utilizar la información que necesitan, con un aprendizaje previo mínimo.
Unity Client permite también a los usuarios individuales personalizar su interfaz para acceder con rapidez a los formularios y las funciones que utilizan con más frecuencia. La instalación y la administración se simplifican mediante opciones de implementación que admiten la tecnología ClickOnce y entornos instalados en sus servidores internos o alojados en servidores externos.
OnBase puede ayudarle si tiene empleados desplazados que deben utilizar un acceso a Internet inconsistente y poco fiable. Si sus empleados desplazados necesitan un método eficiente para capturar documentos y formularios de trabajo creados cuando están de viaje, OnBase se asegura de que trabajen siempre con versiones actualizadas y precisas de los documentos.
OnBase ofrece una solución portátil para acceder a los documentos que necesita cuando trabaje en ubicaciones lejanas. Puede acceder a las versiones más actuales de los documentos y formularios sin acceso a Internet, actualizarlos y después sincronizar el contenido en OnBase cuando vuelva a tener conexión.
Ésta es nuestra interfaz de Internet, compatible con múltiples navegadores, que ofrece acceso a empleados lejanos, socios en extranet y clientes públicos, y admite tanto http como https. El Web Client de OnBase es muy fácil de desarrollar, permite personalizar vistas de sus contenidos en el portal y ofrece acceso a documentos y formularios electrónicos a cualquier persona que los necesite, incluso sin clave de acceso para OnBase.
Aplicación basada en ventanas, con una amplia gama de funciones y optimizada para una eficiencia y una velocidad máximas cuando se utilizan y procesan grandes volúmenes de documentos en la misma red de alta velocidad que usa la infraestructura de OnBase.
A fin de evitar que sus empleados tengan que cambiar constantemente entre aplicaciones para realizar su trabajo, puede ofrecerles acceso directo a OnBase desde la aplicación en la que trabajan.
De este modo se reducen a un mínimo los requisitos de capacitación, ya que sus usuarios acceden a los contenidos de OnBase directamente desde las pantallas que utilizan habitualmente.
ShareBase es un producto de uso compartido y sincronización de archivos basado en la nube y diseñado para uso corporativo. Comparta sus documentos dentro y fuera de su organización y acceda a ellos desde una variedad de dispositivos. ShareBase extiende su solución de OnBase y automatiza el uso compartido a través de un flujo de trabajo.
Hay tres diferenciadores clave que hacen que ShareBase se destaque de otros productos de uso compartido y sincronización de archivos: ShareBase le ayuda a mantener el control de sus documentos importantes. Los administradores crean cuentas de ShareBase usando sus direcciones de correo electrónico corporativas. Si un empleado deja la empresa o es transferido, los derechos son revocados o transferidos a otra persona en la organización. Esto ayuda a que sus archivos estén seguros y crea un nivel superior de profesionalismo para la empresa al asegurar su continuidad. Mediante su interacción con OnBase, ShareBase automatiza el uso compartido y las notificaciones. Cuando los documentos son cargados a ShareBase, OnBase los captura de manera automática. Workflow activa los eventos de manera automática, ahorrándole tiempo y esfuerzo. ShareBase utiliza OnBase Cloud. Esto le permite elegir en qué región se encuentran sus datos y evita que se mezclen con los datos de otras organizaciones. Cada usuario de ShareBase trabaja en su propio entorno con una base de datos, archivos y clave de cifrado únicas.
Sí. Mediante reglas empresariales, Workflow crea carpetas compartidas de manera automática, genera enlaces y envía notificaciones a los destinatarios para que vean, editen o carguen archivos.
¡Por supuesto que si! ShareBase es ideal para compartir documentos importantes de manera segura, garantizando a su vez que su organización mantiene el control. Sin embargo, debe entenderse que Workflow de OnBase interactúa de manera natural con ShareBase, extendiendo sus procesos empresariales. Al trabajar con ShareBase, OnBase captura sus documentos de manera automática, ahorrando así tiempo y esfuerzo.
ShareBase puede usarse en todos los navegadores conocidos incluyendo Google Chrome, Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox.
Sí. La aplicación Web de ShareBase se accede desde app.ShareBase.com. Puede descargar las aplicaciones móviles para Android desde Google Play Store y para iOS desde Apple Store.
No es necesario que los destinatarios de documentos compartidos creen una cuenta para acceder al contenido. El uso compartido se realiza a través de vínculos que se envían a los destinatarios a través de correo electrónico, pueden ser protegidos mediante contraseñas y tener fecha de vencimiento.
ShareBase está hospedado en una nube específicamente diseñada para la gestión de contenido y utiliza centros de datos ubicados estratégicamente alrededor del mundo. Esto le permite elegir en qué región se encuentran sus datos y evita que se mezclen con los datos de otras organizaciones.