Múltiples métodos de entrada de documentos
Permite capturar documentos en papel y digitales desde distintos canales: cargas manuales, masivas, automatizadas o aplicaciones móviles.
¿Qué es la Gestión Documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos y tecnologías utilizados para capturar, organizar, almacenar, acceder y controlar los documentos e información dentro de una organización. Su objetivo es garantizar que los documentos estén disponibles cuando se necesiten, de forma segura, eficiente y cumpliendo con las normativas aplicables.
A través de sistemas digitales, la gestión documental permite eliminar el uso excesivo de papel, mejorar la trazabilidad de la información, automatizar tareas repetitivas y facilitar la colaboración entre equipos. Es una herramienta clave para aumentar la productividad y tomar decisiones informadas basadas en información actualizada y accesible.
Características principales
Ahorra tiempos de acceso, clasificación, gestión, archivado y búsqueda de tus documentos, preservando la seguridad de la información.
Texto opcional previo a las tarjetas. Podemos eliminarlo si no se requiere contenido introductorio.
Indexación automatizada
Clasifica y organiza los documentos de forma automática al momento de capturarlos, agilizando el almacenamiento y la recuperación.
Controles de permisos
Gestiona quién puede ver, editar o acceder a cada archivo mediante roles, revocación de acceso, transferencia de propiedad y seguridad avanzada.
Firmas electrónicas
Agiliza procesos de negocio evitando impresión y escaneo, protege contra la manipulación y garantiza el seguimiento seguro de documentos firmados.
Control de versiones de documentos
Realiza un seguimiento completo de todas las ediciones, evitando duplicados y asegurando que todos trabajen con la versión más reciente.
Sincronización para usuarios remotos
Permite que los empleados remotos accedan siempre a la versión más actualizada de los documentos, sin importar su ubicación.
Beneficios
Accede, organiza y protege tus documentos de manera rápida y segura, desde cualquier lugar.
Texto opcional previo a las tarjetas. Podemos eliminarlo si no se requiere contenido introductorio.
Una única plataforma centralizada
Olvídate de documentos dispersos entre carpetas, correos y servidores. Con OnBase, todos tus documentos están organizados en un solo sistema, accesible y estructurado.
Integración con tus herramientas
Conecta la gestión documental a tu ERP, CRM, Outlook, SharePoint u Office 365, evitando duplicidades y automatizando procesos desde las plataformas que ya usas.
Seguridad y control total de acceso
Define quién accede a qué documentos, cuándo y desde dónde. Todo queda registrado y trazado para cumplir con normativas como el RGPD.
Acceso desde cualquier lugar y dispositivo
Consulta, aprueba o edita documentos desde tu móvil, tablet o portátil estés donde estés, sin necesidad de VPN ni instalaciones complejas.
Automatización de procesos y flujos
Ahorra tiempo automatizando tareas repetitivas como aprobaciones, notificaciones o generación de versiones, acelerando procesos clave en la empresa.
Reducción del uso de papel y costes operativos
Elimina archivos físicos, impresiones innecesarias y tareas manuales. Reduce hasta un 70 % los costes asociados al archivo y gestión documental tradicional.
Ahorro de tiempo en búsquedas
Encuentra cualquier documento en segundos mediante filtros, metadatos y buscadores inteligentes. Di adiós a las búsquedas interminables.
Cumplimiento normativo y trazabilidad total
Garantiza la conservación, retención y destrucción adecuada de documentos según normativas legales y sectoriales. Todo queda auditado y accesible.
Gestiona la información de forma eficiente y segura
Captura
Recoge y organiza en un solo sistema todo tipo de archivos, obteniendo datos de sus documentos conforme son capturados.
Almacenamiento centralizado
Un único repositorio con acceso controlado y estructurado.
Acceso
Controle el acceso a sus contenidos a todos los usuarios, internos o externos, desde cualquier lugar y dispositivo.
Flujos de Trabajo
La Gestión de Procesos Empresariales (BPM) optimiza la forma en que los documentos y datos fluyen en su organización.
Integración con tus herramientasAlmacenamiento
Organícese mejor teniendo todos sus archivos en un único repositorio.
Integración
Los documentos y los datos almacenados están directamente relacionados con la información y actividades de sus aplicaciones empresariales.
Análisis
Transparencia, visibilidad y control en los procesos, son los beneficios de tener toda la información almacenada en un mismo lugar. OnBase le permite entender mejor el estado de su contenido y procesos.
Casos de uso
Sectores público y privado utilizan Gestión Documental para acelerar trámites y ganar trazabilidad.
Texto de apoyo opcional (retirable).
Expedientes administrativos
Licitaciones, contratación, subvenciones o incidencias con control de plazos y firma electrónica.
Recursos Humanos
Expediente de empleado, onboarding, renovaciones y documentación sensible con control de acceso.
Calidad y cumplimiento
Versionado normativo, evidencias de auditoría, gestión de no conformidades y planes de acción.
Integraciones
Conecta con ERP/CRM y suites de productividad para trabajar con documentos en contexto.
- Microsoft 365: Outlook, SharePoint y Teams.
- SAP / Navision / JD Edwards: consulta y archivo desde el propio ERP.
- Firma: DocuSign, certificados y sellos de tiempo.
La integración evita duplicidades y asegura una única verdad documental en toda la organización.
Ventajas
Impacto directo en eficiencia, control y experiencia de usuario.
Eficiencia
Menos tareas manuales y ciclos más cortos de revisión y aprobación.
Control
Permisos, versionado y auditoría centralizados para reducir riesgos.
Mejor servicio
Respuestas más rápidas y precisas gracias a la búsqueda avanzada.
Seguridad y cumplimiento
- Acceso granular: políticas por rol, equipo y expediente.
- Auditoría: registro de acciones, evidencias y reporting.
- Retenciones: conservación y eliminación conforme a normativa.
Transparencia total sobre qué ocurre con cada documento, cuándo y por quién.
¿Listo para dar el siguiente paso?
Te ayudamos a evaluar tu situación actual y diseñar una implantación de Gestión Documental adaptada a tu organización.
Hablar con AvanzirCumplimos RGPD. La información se tratará con absoluta confidencialidad.